Wat er in uw IDD-klantdossier hoort

De regels in het kort

De Europese richtlijn verzekeringsdistributie (IDD, 2016/97) is in België omgezet door de wet van 6 december 2018, die de wet verzekeringen van 4 april 2014 aanpaste. De FSMA ziet toe op de naleving.

De basis is eenvoudig: alle informatie die u uw klant geeft, is correct, duidelijk en niet misleidend. U geeft ze tijdig, vóór het contract, op papier of op een andere duurzame drager, en kosteloos.

Wat uw klant krijgt vóór het contract

Vóór uw klant een contract sluit, weet hij:

• wie u bent, uw adres en dat u ingeschreven bent in het register van de FSMA;
• of u advies geeft over de verzekeringen die u aanbiedt;
• hoe hij een klacht indient, en dat hij terechtkan bij de Ombudsman van de Verzekeringen;
• hoe u vergoed wordt: met een commissie, een honorarium of een combinatie;
• of u een deelneming van meer dan 10% hebt in een verzekeraar, of een verzekeraar in uw kantoor;
• dat u als makelaar advies geeft op basis van een onpartijdige en persoonlijke analyse van de markt.

Bij een schadeverzekering krijgt uw klant ook het informatiedocument over het verzekeringsproduct (IPID), dat de verzekeraar opstelt. Bij een levensverzekering en een beleggingsverzekering gelden eigen informatieregels.

Behoefteanalyse en advies

Vóór u een contract voorstelt, bepaalt u de wensen en behoeften van uw klant en legt u ze vast. Het contract dat u voorstelt, past daarbij. Wat in die analyse hoort, leest u in onze gids over de behoefteanalyse.

Geeft u advies, dan legt u in een persoonlijke aanbeveling uit waarom het voorgestelde product het best past. Een onpartijdige analyse betekent dat u een voldoende aantal producten op de markt vergelijkt, met oog voor de behoeften van uw klant, het aantal verzekeraars en hun marktaandeel, en het aanbod van elke verzekeraar.

Bij beleggingsverzekeringen

Bij een beleggingsverzekering, zoals tak 23, verzamelt u meer. Geeft u advies, dan beoordeelt u of het product geschikt is: u vraagt naar de kennis en ervaring van uw klant, zijn financiële situatie en zijn beleggingsdoelstellingen. Past het product daar niet bij, dan mag u het niet aanraden. Zonder advies beoordeelt u of het product passend is, op basis van kennis en ervaring.

Wat u bewaart en hoe lang

U legt voor elke klant een dossier aan en u registreert uw distributieactiviteiten. Die gegevens bewaart u minstens vijf jaar, te rekenen vanaf de datum van het document of van de activiteit. De beoordeling van geschiktheid of passendheid bij een beleggingsverzekering bewaart u zolang de klantrelatie loopt.

Checklist per klantdossier

1. Bewijs dat uw klant de informatie vóór het contract kreeg, met de datum en de drager.
2. Het IPID of de productinformatie die u bezorgde.
3. De behoefteanalyse, gedateerd en van vóór uw voorstel.
4. Bij advies: de persoonlijke aanbeveling, met de vergeleken producten.
5. Bij een beleggingsverzekering: de beoordeling van geschiktheid of passendheid.
6. Het voorstel, het getekende contract en latere wijzigingen.
7. Bij vervanging van een bestaande polis: een nieuwe behoefteanalyse.
8. Klachten en uw antwoord.

Wat buiten het klantdossier ook telt

De FSMA kijkt ook naar het kantoor zelf. Wie bij de distributie betrokken is, heeft voldoende kennis en vakbekwaamheid en volgt minstens 15 uur bijscholing per jaar. U behandelt klachten professioneel, en elke klager krijgt een antwoord. Uw inschrijvingsdossier bij de FSMA houdt u actueel.

Waar Avenro helpt

Avenro richt zich op één stap: van klantgesprek naar behoefteanalyse. Na het gesprek krijgt u een overzicht dat u nakijkt en aanvult, en dat u in uw eigen beheerpakket bewaart. U blijft verantwoordelijk voor het dossier en het advies.

Meer gidsen

• De behoefteanalyse: wat erin moet en hoe u ze vastlegtWat erin hoort, wanneer u ze maakt, wat de FSMA afwijst en hoe lang u ze bewaart.
• AI met klantgegevens: wat de AVG en de AI Act van uw kantoor vragenUw rol onder de AVG, gezondheidsgegevens, wat de AI Act zegt en acht vragen voor elke leverancier.

Alle gidsen