Ce que contient votre dossier client IDD

Les règles en bref

La directive européenne sur la distribution d’assurances (IDD, 2016/97) a été transposée en Belgique par la loi du 6 décembre 2018, qui a modifié la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances. La FSMA en contrôle le respect.

Le principe est simple : toute information que vous donnez à votre client est correcte, claire et non trompeuse. Vous la fournissez à temps, avant le contrat, sur papier ou sur un autre support durable, et gratuitement.

Ce que votre client reçoit avant le contrat

Avant de conclure un contrat, votre client sait :

• qui vous êtes, votre adresse et que vous êtes inscrit au registre de la FSMA ;
• si vous fournissez un conseil sur les assurances proposées ;
• comment introduire une plainte, et qu’il peut s’adresser à l’Ombudsman des Assurances ;
• comment vous êtes rémunéré : commission, honoraires ou une combinaison des deux ;
• si vous détenez plus de 10 % d’un assureur, ou un assureur plus de 10 % de votre bureau ;
• qu’en tant que courtier, vous conseillez sur la base d’une analyse impartiale et personnalisée du marché.

Pour une assurance non-vie, votre client reçoit aussi le document d’information sur le produit d’assurance (IPID), établi par l’assureur. Les assurances vie et les assurances placement suivent leurs propres règles d’information.

Analyse des besoins et conseil

Avant de proposer un contrat, vous déterminez les exigences et les besoins de votre client et vous les consignez. Le contrat proposé y correspond. Le contenu de cette analyse est détaillé dans notre guide sur l’analyse des besoins.

Si vous conseillez, vous expliquez dans une recommandation personnalisée pourquoi le produit proposé convient le mieux. Une analyse impartiale signifie que vous comparez un nombre suffisant de produits du marché, en tenant compte des besoins de votre client, du nombre d’assureurs et de leurs parts de marché, et de l’offre de chaque assureur.

Pour les assurances placement

Pour une assurance placement, comme la branche 23, vous recueillez davantage. Si vous conseillez, vous évaluez l’adéquation du produit : vous interrogez votre client sur ses connaissances et son expérience, sa situation financière et ses objectifs de placement. Si le produit n’y correspond pas, vous ne pouvez pas le recommander. Sans conseil, vous évaluez son caractère approprié, sur la base des connaissances et de l’expérience.

Ce que vous conservez, et combien de temps

Vous ouvrez un dossier pour chaque client et vous consignez vos activités de distribution. Vous conservez ces données au moins cinq ans, à compter de la date du document ou de l’activité. L’évaluation d’adéquation ou du caractère approprié d’une assurance placement se conserve pendant toute la durée de la relation client.

Liste de contrôle par dossier client

1. La preuve que votre client a reçu l’information précontractuelle, avec la date et le support.
2. L’IPID ou l’information produit transmise.
3. L’analyse des besoins, datée et antérieure à votre proposition.
4. En cas de conseil : la recommandation personnalisée, avec les produits comparés.
5. Pour une assurance placement : l’évaluation d’adéquation ou du caractère approprié.
6. La proposition, le contrat signé et ses modifications ultérieures.
7. En cas de remplacement d’une police existante : une nouvelle analyse des besoins.
8. Les plaintes et votre réponse.

Ce qui compte aussi en dehors du dossier client

La FSMA regarde aussi le bureau lui-même. Toute personne qui participe à la distribution dispose de connaissances et d’aptitudes professionnelles suffisantes et suit au moins 15 heures de formation par an. Vous traitez les plaintes de manière professionnelle, et chaque plaignant reçoit une réponse. Vous tenez votre dossier d’inscription à la FSMA à jour.

Ce qu’apporte Avenro

Avenro vise une étape précise : passer de l’entretien client à l’analyse des besoins. Après l’entretien, vous recevez une synthèse que vous vérifiez, complétez et conservez dans votre propre logiciel de gestion. Vous restez responsable du dossier et du conseil.

Autres guides

• L’analyse des besoins : ce qu’elle doit contenir et comment la consignerSon contenu, le bon moment pour la faire, ce que la FSMA refuse et la durée de conservation.
• IA et données clients : ce que le RGPD et l’AI Act demandent à votre bureauVotre rôle selon le RGPD, les données de santé, ce que dit l’AI Act et huit questions pour tout fournisseur.

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