Veiligheid en gegevens
Wat uw klant u vertelt, is persoonlijk en soms gevoelig. Hieronder leest u waar die gegevens terechtkomen, wie ze kan zien, wat de AI er wel en niet mee doet en wat uw kantoor op papier krijgt vóór gebruik.
Vier uitgangspunten
01 · Gegevens en cloud
Binnen de Europese Unie.
Opslag en verwerking, ook door het AI-model, gebeuren in datacenters binnen de EU. Vóór u start, krijgt u de lijst van elke dienstverlener die gegevens verwerkt (subverwerkers), met hun rol en locatie. Verandert er iets aan die lijst, dan verwittigen we u vooraf.
Enkel de mensen van uw kantoor aan wie u toegang geeft.
De gegevens van elk kantoor staan gescheiden van die van andere kantoren. Medewerkers van Avenro bekijken geen inhoud van uw gesprekken. Vraagt u zelf om hulp bij een concreet dossier, dan gebeurt dat enkel met uw uitdrukkelijke toestemming, beperkt tot wat nodig is.
Versleuteld, met sterke aanmelding en een spoor van wie wat raadpleegt.
Niet langer dan nodig, en u bepaalt mee.
Avenro bewaart het geluid van uw gesprek niet: het gesprek wordt omgezet in tekst, en enkel die transcriptie en het overzicht blijven bewaard. Daarvoor legt u de bewaartermijn vast in de verwerkersovereenkomst, en u kunt een gesprek op elk moment laten verwijderen. Stopt uw kantoor met Avenro, dan krijgt u uw gegevens mee en verwijderen we ze daarna.
02 · AI
Nee.
Avenro gebruikt uw gesprekken en klantgegevens enkel om de dienst voor uw kantoor te leveren. We trainen er geen modellen mee, en we werken alleen met AI-aanbieders die contractueel uitsluiten dat uw gegevens gebruikt worden om hun modellen te trainen.
U controleert alles, en het advies blijft van u.
Avenro legt informatie vast en toont mogelijke open punten. Het geeft geen advies en kiest geen verzekering. U kijkt de vastgelegde informatie na, corrigeert en vult aan voor ze in uw behoefteanalyse of dossier terechtkomt. Zo blijft u, zoals vandaag, verantwoordelijk voor uw advies.
U krijgt hun namen vóór gebruik.
Avenro werkt met taalmodellen van gespecialiseerde aanbieders. Welke dat zijn en waar ze draaien, staat in de lijst van subverwerkers die u vóór gebruik krijgt. We volgen de verplichtingen van de Europese AI-verordening (AI Act) op en ontwerpen Avenro zodat er altijd een mens controleert.
03 · Uw kantoor en uw klant
Uw kantoor beslist, Avenro verwerkt in uw opdracht.
Uw kantoor blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw klanten. Avenro is verwerker en handelt alleen volgens uw instructies. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst, die we samen ondertekenen vóór u Avenro gebruikt.
Ja, en we helpen u daarbij.
Uw klant hoort te weten dat u een hulpmiddel gebruikt dat het gesprek omzet in tekst. U krijgt van ons een korte, heldere tekst om dat te melden, die u aanpast aan uw kantoor. Wil uw klant het liever niet, dan voert u het gesprek zoals vandaag.
We behandelen elk gesprek alsof ze erin staan.
Bij bijvoorbeeld hospitalisatie, gewaarborgd inkomen of een levensverzekering komt de gezondheid van uw klant ter sprake. Zulke gegevens krijgen onder de AVG extra bescherming. Omdat u vooraf niet weet wat een klant vertelt, gelden de strengste maatregelen voor elk gesprek.
Dan hoort u het meteen van ons.
Bij een beveiligingsincident dat uw gegevens raakt, verwittigen we u zonder onnodige vertraging, met wat we weten en wat we doen. Zo kunt u, als dat nodig is, binnen de wettelijke 72 uur de Gegevensbeschermingsautoriteit en uw klanten informeren.
Op papier
Een algemene belofte over privacy is niet genoeg om te beoordelen of een hulpmiddel bij uw kantoor past. Daarom bezorgen we u deze documenten voor u start.
Stel ze ons gerust. Werkt uw kantoor met een vragenlijst voor leveranciers, stuur ze ons door. We antwoorden concreet, en waar iets nog niet vastligt, zeggen we dat ook.
Goed voorbereid. Scherp in gesprek.
